Blijf je mailbox de baas!
Is jouw mailbox overvol en staan er overal ongeopende mails en andere meldingen? Heb je nooit geleerd hoe je efficiënt en effectief kunt omgaan met een volle mailbox? Onderstaande tips zijn makkelijk toe te passen, zodat jouw mailbox overzichtelijk(er) wordt.
Mailmomenten
Check je elke mail zodra je een melding krijgt, maar hoef je eigenlijk niet meteen actie te ondernemen? Probeer dan dagelijks mailmomenten in te plannen waarop je de tijd neemt om je mail te bekijken en te beantwoorden, anders is het misschien alleen maar tijdverspilling.
Langslopen of bellen
Mail je voornamelijk met collega’s? Dan kan je ook eens langslopen of bellen. Zo heb je waarschijnlijk sneller antwoord en het is goed voor de sociale contacten.
Sorteren
Je kunt je mailbox sorteren, zodat de mails bij elkaar komen te staan. Dit kan bijvoorbeeld op afzender of op onderwerp. Dit gaat automatisch via een klik op de knop en zo kun je alles in een oogopslag zien. Heb je meerdere mails van een persoon over hetzelfde onderwerp? Bewaar dan alleen de meest recente, hier staat meestal alles in.
Automatisch sorteren
Je kunt je mailbox zo instellen dat hij inkomende mails automatisch sorteert. Dit kan bijvoorbeeld op basis van de afzender, onderwerp, prioriteit van het bericht of mails waarin je alleen als CC bent meegenomen.
Mappen
Heb je veel terugkerende onderwerpen of mails van een bepaald persoon of bedrijf? Je kunt verschillende mappen aanmaken en daar de mails naartoe verplaatsen. Zo hoef je niet je hele mailbox door te scrollen om iets terug te vinden. Zorg er wel voor dat je mappenstructuur overzichtelijk is, maak niet onnodig veel mappen aan.
Bewaren
Er zijn altijd wel mails die je wilt bewaren, of je ze nu hebt ontvangen of verzonden. Bewaar deze mails in een map ‘bewaren’ en je kunt ze altijd snel en makkelijk terugvinden.
Opruimen
Meestal delete je de mails die je bovenaan in je mailbox ziet staan en die je hebt afgehandeld. Scrol eens een keer helemaal naar beneden en begin onderaan met opruimen. Waarschijnlijk kun je dan een hele hoop mails in één keer verwijderen.
Spam
Je mailbox is meestal zo ingesteld dat ongewenste mailtjes automatisch worden verplaatst naar de ‘spambox’ of map met ‘ongewenste items’. Het is handig om deze meteen te verwijderen, want ze nemen onnodige ruimte in. Staan er mails tussen van een bepaalde persoon of organisatie waar je wel regelmatig contact mee hebt? Voeg de afzender dan toe aan je adresboek, zodat je mailbox hem kan herkennen.
Verwijderen
Heb je weleens een melding gehad dat je geen mail kunt verzenden, omdat je mailbox vol is? Kijk dan eens naar je verzonden of verwijderde items. Deze mappen worden vaak vergeten, maar de mails nemen wel veel ruimte in beslag. Om je mailbox overzichtelijk te houden en om te voorkomen dat je deze melding krijgt, kun je ook dagelijks aan het einde van de dag 5 minuten inplannen voor het verwijderen en archiveren van mails. Zo begin je elke dag met een opgeruimde mailbox.
Vervaldatum
Zorg ervoor dat berichten niet langer in je mailbox blijven staan dan nodig is. Ze nemen onnodig ruimte in beslag en dan lijkt het misschien alsof je nog heel veel moet doen. Je kunt momenten inplannen waarop je bepaalde berichten verwijdert of je kunt een vervaldatum instellen zodat dit automatisch gebeurt.
Bron: Avans
http://www.scheidegger.nl/Nieuws-berichten/Tips-voor-het-beheren-van-je-mailbox.html